Assurer l’exactitude : passez en revue et modifiez les données sur les participants

Nous vous invitons à passer en revue les données sur les participants dans votre système de gestion des dossiers et vos processus afin de vous assurer que l’information est complète et à jour avant son transfert à la Sun Life au moyen de l’outil de modification des renseignements des participants ou des fichiers de données démographiques. Il est crucial de veiller à ce que tous les renseignements soient exacts, tout particulièrement la situation des participant (actif, sorti ou retraité). L’exactitude des dossiers est essentielle pour assurer la gestion appropriée du régime.

À titre de rappel, les parties « 1.3.1 – Responsabilités des promoteurs », « 2.3 – Tenue et conservation des dossiers » et « 6.6 – Révision de la tenue des dossiers » de la ligne directrice no 3 de l’ACOR fournissent les meilleures pratiques ainsi que les directives de gouvernance en matière de gestion des dossiers.

Notre raison d’être est d’aider nos Clients à atteindre une sécurité financière durable et un mode de vie sain. Nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels pour : concevoir et offrir des produits et services pertinents; améliorer l’expérience des participants et gérer nos activités; effectuer nos activités de tarification et d’administration et l’évaluation des dossiers de règlement; assurer une protection contre la fraude, les erreurs et les fausses déclarations; vous renseigner sur d’autres produits et services; satisfaire aux obligations légales et de sécurité. La Sun Life compte sur vous pour lui fournir des données exactes. Cette information est essentielle puisqu’elle nous permet de concrétiser notre raison d’être et de remplir nos obligations en tant que fournisseur de service. Avec ces données, nous pouvons tenir à jour les dossiers des participants. Cela comprend la modification ou l’ajout de renseignements selon leur changement de statut. L’exactitude des données que nous recevons a une incidence directe sur notre capacité à offrir des services efficaces et fiables à nos Clients et à leurs participants.

Nous conservons ces renseignements de façon confidentielle et uniquement pour la durée nécessaire. Vous pouvez lire notre déclaration mondiale et nos principes directeurs locaux au www.sunlife.ca/confidentialite.

Des questions? Nous sommes là pour vous aider.

Communiquez avec votre représentant ou représentante aux Régimes collectifs de retraite de la Sun Life.