Fiche d’information – Guide de participation du RCSD pour les établissements d'enseignement

Information utile pour vous aider à comprendre le processus de participation au le RCSD en tant que clinique d’un établissement d’enseignement.

Les cliniques des établissements d’enseignement sont des partenaires clés du RCSD. Elles offrent des services à une grande partie des membres du RCSD, tout en formant les futurs professionnels de la santé buccodentaire qui traiteront l’ensemble des résidents canadiens.

L’information qui suit vise à vous aider à participer au RCSD en tant que clinique d’un établissement d’enseignement.

Comment participer

• Les cliniques d’établissement d’enseignement (ci-après les écoles) peuvent confirmer leur participation au RCSD en remplissant l’Entente de traitement et de paiement des réclamations pour les cliniques d’établissement d’enseignement.
• Les écoles doivent remplir le formulaire papier et l’envoyer à la Sun Life pour traitement.
• Pour remplir le formulaire, vous aurez besoin du numéro d’identification unique (NIU) de vos cliniques. Ce numéro vous est fourni par votre association professionnelle :
  • Association dentaire canadienne (ADC),
  • Association des denturologistes du Canada (DAC),
  • Association canadienne des hygiénistes dentaires (ACHD) ou
  • Association des chirurgiens-dentistes du Québec (ACDQ).
• Certaines écoles peuvent avoir plusieurs NIU selon la variété de spécialités ou de professions en santé buccodentaire offertes. Les écoles peuvent indiquer autant de NIU que nécessaire dans leur entente.
• Une fois votre participation confirmée, la Sun Life vous aidera à créer votre compte Sun Life En Direct. Ce compte vous permettra de vérifier l’admissibilité des clients, la quote-part et les limites de fréquence. Vous pourrez aussi voir les relevés des prestations et les décisions concernant les autorisations préalables (les autorisations préalables commenceront en novembre 2024).

Qui peut remplir l’Entente de traitement et de paiement des réclamations pour les cliniques d’établissement d’enseignement?

L’entente doit être remplie par une personne autorisée à :

• soumettre aux conditions de l’entente la ou les cliniques d’établissement d’enseignement, d’un point de vue juridique, en agissant au nom des professionnels de la santé buccodentaire responsables des étudiants qui offrent des soins aux patients dans les cliniques de l’établissement;
• invoquer le ou les NIU de l’établissement d’enseignement pour attester des questions telles que les activités liées aux finances ou à la facturation;
• confirmer les services (au moyen des codes d’actes buccodentaires) qui ont été fournis aux patients de l’établissement d’enseignement;
• donner accès aux renseignements de la clinique de l’établissement d’enseignement qui sont requis aux fins de la vérification des réclamations.

Comment confirmer la couverture d’un patient

• Lorsque vous recommandez un traitement à un patient, vous pouvez confirmer sa couverture :
  • en utilisant l’outil de recherche de couverture de Sun Life En Directby;
  • en appelant le centre d’appel du RCSD de la Sun Life;
  • en présentant un devis par échange de données informatisé (EDI).
• La liste des codes d’acte de l’outil de recherche de couverture est en cours de mise à jour et il se peut que certains actes ne s’affichent pas. Vous pouvez soumettre un devis ou appeler le centre d’appel pour confirmer la couverture.
• Les services nécessitant une autorisation préalable ne seront pas couverts par le RCSD avant novembre 2024. Pour plus de détails, consultez les grilles tarifaires des prestations dentaires du RCSD sur le site web public de la Sun Life et le Guide de prestations dentaires du RCSD sur le site web du gouvernement du Canada.
• Avant le traitement, indiquez au patient s’il doit payer un montant de sa poche. Ce montant pourrait inclure sa quote-part, des frais supplémentaires, ou des frais qui ne sont pas couverts par le RCSD.

Comment soumettre des réclamations

• Votre école doit participer au RCSD pour soumettre des réclamations au RCSD. Les réclamations soumises directement par des membres du régime ne seront pas acceptées.
• Les réclamations pour des services admissibles doivent être soumises directement au RCSD pour paiement par l’intermédiaire de la Sun Life, dans un délai d’un (1) an à compter de la date du service.
• La soumission des réclamations par EDI est la seule méthode acceptée pendant les six (6) premiers mois du régime (soit du 1er mai au 31 octobre 2024).
• Pour soumettre les réclamations par EDI, vous aurez besoin d’un numéro d’identification unique et d’un logiciel de soumission EDI.
• Vous pouvez soumettre vos réclamations par EDI au RCSD via votre logiciel de gestion des patients, de la même façon que pour les autres régimes d’assurance.
• Les réclamations papier seront acceptées à partir de novembre 2024.
• Vous pouvez choisir d’envoyer vos réclamations papier pour les services fournis entre le 1er mai et le 31 octobre 2024 à compter de novembre 2024 seulement.
  • Notez que si votre client/patient du RCSD reçoit par la suite le même service dans une clinique qui soumet des réclamations par EDI avant novembre, votre réclamation pour le traitement de ce patient pourrait être refusée.
• La coordination des prestations n’est autorisée qu’avec les régimes dentaires provinciaux, territoriaux ou fédéraux. De plus amples informations seront fournies et vous aurez le temps de vous familiariser avec le système avant le lancement du traitement des réclamations.

Recevoir les paiements et les relevés

• Vous pouvez recevoir des paiements par transfert électronique de fonds (TEF) ou par chèque.
• Vous serez payé dans un délai de 48 heures par TEF et vous recevrez un avis vous informant que vos relevés de réclamation se trouvent dans votre compte Sun Life En Direct.
• Si vous êtes payé par chèque, vous recevrez chaque mois les paiements et les relevés qui les accompagnent.
• Pour fournir des renseignements bancaires pour le TEF, vous devez télécharger le formulaire de virement automatique à partir du site Web de la Sun Life.