Que dois-je faire si je ne peux pas rencontrer un Client en personne pour vérifier son identité?
Vous pouvez vérifier l’identité du Client par vidéoconférence en suivant le processus double. Sinon, le Client peut rencontrer un « professionnel qualifié » (aussi appelé mandataire) et lui demander de remplir le formulaire Vérification de l’identité d’une personne physiquement absente par un mandataire et détermination de tiers et de personnes politiquement exposées (PPE) (4355-F). Veuillez nous téléphoner au 1-800-800-4786 pour connaître vos options.
Puis-je utiliser la méthode de vérification d’une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement si la personne n’est pas présente physiquement?
Non. À l’heure actuelle, la Sun Life ne dispose pas de la technologie requise pour authentifier une pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement.
Note : Voir une personne et sa pièce d’identité avec photo délivrée par un gouvernement seulement par vidéoconférence ou tout autre type d’application virtuelle n’est pas suffisant.
Je travaille avec divers conseillers titulaires de permis et nous effectuons parfois des opérations au nom de l’un et de l’autre. Si j’effectue une opération pour le Client d’un autre conseiller, suis-je tenu de vérifier son identité si son conseiller attitré l’a déjà vérifiée?
Oui, un conseiller qui effectue une nouvelle opération pour un Client (qu’il soit le sien ou celui d’un autre conseiller) doit vérifier l’identité de ce Client. Si un contrat ou un compte change de propriétaire, vous devez vérifier l’identité du nouveau propriétaire. Enfin, vous devez vérifier l’identité de Clients que vous ne reconnaissez pas ou si vous avez des doutes sur les renseignements qui ont d’abord été recueillis par l’autre conseiller. Il peut s’agir, dans les deux cas, de Clients à qui vous fournissez des services au nom d’un autre conseiller ou de Clients qui vous ont été transférés de l’inventaire.
Dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement des activités terroristes (LBA/FAT), dois-je recueillir des renseignements pour toute nouvelle opération?
Oui, un conseiller titulaire de permis doit recueillir des renseignements, en vertu de la LBA/FAT (y compris la vérification de l’identité), lors de chaque nouvelle vente des produits suivants :
- Assurance-vie universelle
- Assurance-vie permanente
- Certificats de placement garanti (CPG) non enregistrés
- Rentes à provision cumulative non enregistrées
- Rentes à constitution immédiate non enregistrées
- Contrats individuels de rente à capital variable non enregistrés (fonds distincts)
- Fonds communs de placement non enregistrés.
Si j’ai obtenu les renseignements d’un nouveau Client dans le cadre de la LBA/FAT, et que celui-ci désire effectuer un dépôt subséquent non prévu à son assurance-vie universelle, à son assurance-vie permanente ou à un produit de gestion de patrimoine non enregistré, dois-je obtenir encore une fois les renseignements exigés par la législation?
Non, un conseiller n’a pas à vérifier l’identité d’un Client existant à l’occasion d’opérations subséquentes sur un contrat ou un compte existant.
J’embauche du personnel pour m’aider. Celui-ci peut-il demander à un Client les renseignements relatifs à la LBA/FAT?
Seuls les conseillers titulaires d’un permis d’assurance-vie et sous contrat avec la Sun Life peuvent vérifier l’identité d’un Client.
Comment dois-je établir mon propre programme de conformité et nommer un responsable de conformité?
Reportez-vous à la page Mise en œuvre d’un programme de conformité sur le site Web du CANAFE. Vous pouvez adopter le mode d’établissement proposé, vous constituer vous-même responsable de conformité et adopter des procédures inspirées des lignes directrices.
Que dois-je faire si le Client refuse de répondre aux questions relatives à la détermination de personnes politiquement exposées (PPE) ou de dirigeants d’organisations internationales (DOI)?
Bien que vous ne puissiez contrôler ce que le Client accepte de vous fournir, vous êtes tenu d’obtenir une réponse de lui pour vous conformer à vos obligations en vertu de la loi.
Le fait de demander au Client s’il est une PPE ou un DOI ne viole-t-il pas la législation canadienne sur la protection des renseignements personnels?
Nous recueillons ces renseignements pour respecter la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes et à des fins de gestion du risque.
Je dispose de combien de temps pour envoyer les documents non encore reçus et exigibles en vertu de la LBA/FAT?
Les échéances de dépôt des documents exigibles en vertu de la LBA/FAT seront indiquées dans toute communication que vous recevez relative aux renseignements manquants.
Que dois-je faire si le Client refuse de remplir la section relative à la LBA/FAT?
Vous ne pouvez pas faire affaire avec ce Client et vous devrez déclarer cet incident en tant qu’opération potentiellement douteuse à l’adresse de courriel Blanchiment de fonds. La Sun Life enquêtera et pourrait déclarer l’incident au CANAFE.
Où puis-je obtenir de l’aide pour remplir correctement le formulaire 4830-F ou 4831-F?
Que dois-je faire si le Client a répondu « non » à la question sur la détermination de tiers, mais que je soupçonne l’existence d’un tiers dans le contrat ou la demande?
Si vous soupçonnez qu’un tiers est en cause, mais que le Client a répondu « non » à la question, veuillez envoyer les renseignements suivants par courriel à Blanchiment de fonds :
- votre nom au complet et votre numéro de conseiller;
- l’adresse et le numéro de téléphone de votre bureau;
- le nom et l’adresse de la personne soupçonnée de ne pas avoir divulgué la participation d’un tiers au contrat/à la demande;
- le numéro du contrat ou du compte;
- les motifs raisonnables que vous avez de soupçonner la participation d’un tiers au contrat