Autorisations de divulgation de renseignements sur un client à un tiers - Autorisation unique et autorisation permanente

Il est important pour les conseillers de comprendre les options d'autorisations de divulgation de renseignements client à un tiers.

Un tiers correspond à toute autre personne que :

  • le client
  • le conseiller attitré du ou des contrats et son personnel de soutien ou ses délégués
  • une personne légalement autorisée à agir au nom du client (ex. mandataire, curateur public, exécuteur ou liquidateur)

Seul le client a le droit de déterminer qui a le droit d'avoir accès aux renseignements liés à son contrat. L’autorisation unique et l’autorisation permanente visent à aider le client dans les situations où celui-ci préfère qu’un tiers en qui il a confiance obtienne en son nom les renseignements sur son ou ses contrats. À titre d’exemple, les parents plus âgés peuvent demander que leur fils ou leur fille ait la possibilité d’obtenir directement de nous des renseignements relatifs à leurs contrats plutôt que d’avoir à demander eux-mêmes les renseignements.

Qu'est-ce qu'une autorisation unique?

  • Consentement du client par téléphone ou par écrit pour autoriser la divulgation de renseignements à un tiers une fois seulement.
  • L'autorisation par téléphone exige que le client soit présent avec le tiers qui appelle.

Qu'est-ce qu'une autorisation permanente et pourquoi la soumettre?

  • Consentement par écrit portant la signature du client pour autoriser la divulgation de renseignements à un tiers en tout temps, jusqu'à ce que l'autorisation soit retirée ou révoquée.
  • Le client n'a pas à être présent avec le tiers chaque fois que celui-ci désire obtenir des renseignements sur le ou les contrats du client.

Exigences à respecter pour une autorisation permanente :

Formulaire d'autorisation pour un tiers (F4379)

Révocation d'une autorisation permanente :

  • Le client peut en tout temps révoquer l'autorisation permanente par écrit ou par téléphone.
  • L'autorisation permanente est en vigueur jusqu'à la date indiquée dans la lettre du client ou jusqu'à ce qu'elle soit révoquée par le client.
  • L'autorisation permanente est révoquée d'office au décès du client.

Les clients peuvent envoyer leur consentement écrit dûment signé pour une autorisation unique ou une autorisation permanente à cette adresse ou à ce numéro de télécopieur :

Sun Life du Canada, compagnie d'assurance-vie
227, rue King Sud
C.P. 1601, Succ. Waterloo
Waterloo ON N2J 4C5
Téléc. : 1 866 487-4745

À la réception de l'autorisation écrite, nous ajoutons une note de l'utilisateur aux grilles appropriées afin que le représentant en service à la clientèle puisse traiter les demandes de renseignements provenant du tiers autorisé. Il nous faut environ 5 jours ouvrables après la réception de l'autorisation écrite pour traiter le formulaire et ajouter la note de l'utilisateur aux grilles appropriées. Le tiers autorisé par le client ne peut obtenir de renseignements au téléphone ou par écrit tant que la note de l'utilisateur n'a pas été ajoutée aux grilles appropriées.

Le client peut choisir de donner un accès unique ou permanent à l'information sur ses contrats à un conseiller autre que son conseiller attitré. Il pourrait le faire en raison par exemple des ententes entre réseaux de distribution qui empêchent que les contrats du client soient réattribués à un conseiller d'un autre réseau, ou pour d'autres raisons liées au service.

Si vous n'êtes pas le conseiller attitré, mais que le client vous a autorisé à accéder aux renseignements concernant son ou ses contrats de façon permanente, vous aurez intérêt à connaître le protocole d'authentification qui permet de vérifier votre qualité afin de vous accorder les accès appropriés.

Vous ne pouvez déléguer l'envoi de cette demande à vos adjoints. Les renseignements ne seront divulgués qu'à vous, le tiers autorisé par le client.

Protocole d'authentification au téléphone

  • votre nom et votre numéro de conseiller
  • le numéro de contrat et indiquer qu'une autorisation permanente est au dossier
  • l'appel sera transmis immédiatement au secteur approprié du niveau 2 où votre qualité de tiers autorisé sera vérifiée

Appelez le centre d'appui aux conseillers :
Français : 1 877 272-8353
Vous devrez donner :

Protocole d'authentification par écrit

Soumettez la demande de renseignements sur le contrat du client par télécopieur au 1 866 487-4745 et indiquer qu'une autorisation permanente est au dossier ainsi que le numéro du contrat du client.