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Travail et retraite

21 août 2014

Rien ne sert de courir…

Vous arrivez toujours à la dernière minute, oubliez des rendez-vous, remettez votre travail en retard? Quelques trucs d'expertes pour remédier à la situation — et vous épargner du stress.

Dans la vie, il existe deux types de personnes : celles qui arrivent toujours 10 minutes à l’avance à leurs réunions, leurs papiers en ordre, prêtes à offrir le meilleur d’elles-mêmes…et les autres.

« Certaines personnes ont une personnalité spontanée, sont stimulées par la pression et l’adrénaline. Résultat, elles s’y prennent généralement à la dernière minute, et arrivent donc en retard (ou pile à l’heure), parce qu’elles n’ont pas prévu les imprévus », affirme Louise Bourget, experte en gestion du temps.

Mais ce n’est pas une raison pour ne pas tenter de remédier à la situation. La Dre Annick Vincent, médecin psychiatre de l’Université Laval, se spécialise dans les troubles de l’attention avec ou sans hyperactivité (TDA/H) chez les adultes et vient à bout des cas les plus désespérés en offrant des trucs concrets pour surmonter les problèmes d’organisation. « Ces trucs sont essentiels si vous avez un TDA/H, dit-elle, mais ils sont également bons pour tout le monde. »

Visualisez le temps

« Une personne qui est toujours en retard a peut-être de la difficulté à visualiser le temps », explique Dre Vincent. Si vous dites souvent « je n’ai pas vu le temps passer », c'est peut-être que vous avez besoin de « renfort visuel ».

Outil — L’entreprise Time timer a créé des horloges très visuelles qui vous permettent de voir le temps s’écouler lorsque vous accomplissez une tâche, et des montres qui vibrent pour vous rappeler qu'il est temps de partir à votre rendez-vous.

Divisez le travail

« Quand on me confie un projet, je dois être capable de déterminer ses différents éléments pour atteindre mes objectifs, explique Louise Bourgeois; il faut donc diviser le projet en tâches. Par exemple, si j’ai une conférence à donner, je dois considérer toutes les étapes à accomplir : lire tel livre, appeler telle personne, écrire un premier brouillon, le faire relire, envoyer le texte au graphiste. Plus je suis précise, plus je suis capable d’évaluer le temps que ça va me prendre, et moins je risque de ne pas respecter mon échéancier. » Attention toutefois de ne pas surplanifier! Si vous inscrivez chaque tâche à l’agenda et qu’un imprévu survient, votre horaire rigide ne pourra pas être réaménagé.

Outil — Pour bien répartir des tâches, il faut donc un agenda. Lequel choisir? Selon nos expertes, l’agenda idéal, qu’il soit papier ou électronique, doit être convivial, pouvoir être trimballé partout, et vous permettre d’enregistrer plusieurs tâches dans une même journée. Les agendas « au mois » sont donc à proscrire, sauf pour avoir une vision d’ensemble de votre année.

Dites non aux grugeurs de temps

Les experts en gestion du temps définissent les types d’activités selon deux critères : ce qui est urgent et ce qui est important. Idéalement, il faut déléguer ce qui est urgent mais pas important, découper en étapes les activités importantes mais pas urgentes, et éliminer les activités ni importantes ni urgentes pour se consacrer la plus grande partie du temps à des activités importantes mais non urgentes.

Outil — Tout cela vous semble bien compliqué? Essayez l’application Priority Matrix, qui applique cette théorie à votre calendrier personnel.

Créez un sentiment d’urgence

« Plusieurs personnes procrastinent afin de se mettre en état d’urgence, ce qui est leur mode de fonctionnement préféré », explique Dre Vincent. Le problème, c’est que lorsqu’on est à la dernière minute, on a moins de contrôle sur les imprévus…

Outil — Avancez votre montre et vos horloges! » n’hésite pas à recommander Louise Bourget. « Vous allez peut-être finir par vous habituer à ce qu'ils aient de l’avance, mais votre cerveau, lui, restera en état d’urgence. »

Évitez d’accumuler les activités

Vous ne pouvez pas faire le ménage de la maison sans vous lancer dans plusieurs projets connexes (laver les fenêtres, faire un tri dans le tiroir à cossins, détartrer la cafetière)? Aller faire les courses signifie : passer chez le boucher puis à la quincaillerie, avant d’aller chez le nettoyeur parce que c’est sur votre chemin? Il s'agit du syndrome du « tant qu’à y être ». « Les personnes hyperactives ont tendance à accumuler comme ça les petites tâches, ce qui a pour effet de les mettre en retard dans leur emploi du temps », explique la Dre Vincent.

Outil — Essayez l’application Cloche de pleine conscience, qui sonne à intervalles réguliers pour vous amener à réaliser que vous avez peut-être dévié de votre plan de match initial.

Planifiez

« Les gens arrivent souvent en retard parce qu’ils n'ont pas préparé ce qu'il leur faut pour chacune de leurs activités », explique Dre Vincent. Le soir, prenez un moment pour visualiser ce dont vous aurez besoin pour chacune des activités du lendemain.

Outil — « Il vous faut un endroit, dans la maison, où vous laisserez bien en vue ce dont vous avez besoin pour le lendemain : j’appelle ça la zone de décollage », dit Dre Vincent.

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