IMPORTANT! Vous aurez peut-être des mesures à prendre : Ce document contient des renseignements importants sur les changements législatifs touchant les régimes de retraite soumis à la Loi sur les régimes de retraite de l’Ontario.

Pour faire suite à notre message diffusé en mai 2018, nous vous informons que le gouvernement de l’Ontario a modifié la Loi sur les régimes de retraite en y ajoutant un nouveau paragraphe qui autorise le surintendant à renoncer à l’obligation d’envoyer une déclaration bisannuelle aux anciens participants et aux participants retraités disparus.

Selon la Financière Sun Life, les anciens participants et les participants retraités disparus sont des personnes dont l’adresse postale au dossier est considérée comme inexacte (un envoi postal ayant été retourné à l’expéditeur ou un chèque étant devenu périmé). En ce moment, pour un ancien participant ou un participant retraité disparu, la Financière Sun Life annule l’envoi postal des relevés pour éviter tout manquement à la protection des renseignements personnels de la personne visée. Une version électronique du relevé demeure accessible aux anciens participants ou participants retraités disparus sur le site Web sécurisé des participants de la Financière Sun Life, maSunLife.ca. Nous informons ces personnes par courriel (si nous avons leur adresse électronique) qu’elles peuvent consulter leur relevé.

La Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) a récemment publié la politique de régime de retraite no A300-901, Renonciation aux déclarations bisannuelles pour les anciens participants et les participants retraités disparus. La Financière Sun Life a confirmé auprès de la CSFO que, bien que l’envoi de relevés bisannuels soit obligatoire, il n’en est pas de même pour la demande de renonciation – pourvu que le gestionnaire de régime juge suffisants son processus concernant les anciens participants et les participants retraités disparus ainsi que la marche à suivre de la Financière Sun Life pour chercher d’anciens participants et des participants retraités disparus.

Quand les gestionnaires de régime doivent-ils fournir des relevés aux anciens participants et aux participants retraités?

Pour la plupart des régimes, un relevé bisannuel a été envoyé par la poste et un avis été transmis par courriel aux anciens participants et aux participants retraités au début de l’année 2017. Pour ces mêmes régimes, le prochain envoi de relevé bisannuel est prévu au début de 2019 (années de référence 2017 et 2018). C’est cet envoi qui serait visé par la renonciation d’ici le 1er juillet 2019, si le gestionnaire de régime souhaite en faire la demande. REMARQUE : D’autres régimes peuvent être soumis à un calendrier différent pour l’envoi des relevés bisannuels, selon les exigences de la Loi sur les régimes de retraite

Les déclarations subséquentes destinées aux anciens participants et aux participants retraités doivent être remises tous les deux ans, au plus tard six mois après la fin de l’exercice du régime.

À l’égard de quels anciens participants et participants retraités les déclarations bisannuelles et la renonciation s’appliquent-elles?

Le régime est enregistré dans l’une ou l’autre des provinces énumérées

Les participants travaillent en Ontario

Les déclarations bisannuelles et la renonciation s’appliquent-elles?

Ontario

 

 

Oui

Oui

Non, mais les participants travaillent en Colombie-Britannique, en Nouvelle-Écosse, au Québec, en Saskatchewan (l’entente sur les régimes de retraite relevant de plusieurs autorités gouvernementales a été signée)

Oui

Non, mais les participants travaillent en Alberta, au Manitoba, à Terre-Neuve-et-Labrador, au Nouveau-Brunswick ou il s’agit d’un régime de compétence fédérale (l’entente sur les régimes de retraite relevant de plus d’une autorité gouvernementale n’a pas été signée)

Non

Alberta, Manitoba, Terre-Neuve-et-Labrador, Nouveau-Brunswick ou régime de compétence fédérale (l’entente sur les régimes de retraite relevant de plus d’une autorité gouvernementale n’a pas été signée)

Oui

Oui

Non

s.o.

Colombie-Britannique, Nouvelle-Écosse, Québec ou Saskatchewan (l’entente sur les régimes de retraite relevant de plus d’une autorité gouvernementale a été signée)

Oui

Non

Non

s.o.


REMARQUE :
 Le tableau ci-dessus est présenté en fonction du lieu d’enregistrement du régime ou du fait que la compétence visée a signé l’Entente de 2016 sur les régimes de retraite relevant de plus d’une autorité gouvernementale. En outre, même si selon la Loi sur les régimes de retraite, il faut envoyer des déclarations bisannuelles uniquement aux anciens participants et aux participants retraités de l’Ontario, tel qu’il a été mentionné précédemment, la Financière Sun Life envoie actuellement des relevés annuels à tous les participants (actifs, anciens ou retraités) qui ont des fonds dans leur compte.

Comment la Financière Sun Life aide-t-elle les gestionnaires de régime à repérer les participants disparus?

Tous les trois mois, la Financière Sun Life fait parvenir aux gestionnaires de régime une liste de participants dont les renseignements sont inexacts ou manquants (adresse, date de naissance ou NAS, par exemple). Bien qu’il revienne aux gestionnaires de régime de retrouver les participants disparus, la Financière Sun Life a aussi mis en place un processus de recherche. Un lien menant à la «Marche à suivre de la Financière Sun Life pour chercher d’anciens participants et des participants retraités disparus» accompagne ce message.

Mesure à considérer par les gestionnaires de régime

Sans toutefois y être obligés, les gestionnaires de régime peuvent demander au surintendant de renoncer à l’obligation de transmettre une déclaration bisannuelle aux anciens participants et aux participants retraités qu’ils ne peuvent retrouver, conformément aux dispositions de la politique de régime de retraite no A300-901. Si cette demande est approuvée, elle permettrait aux gestionnaires de s’assurer de leur conformité.

Pour aider les gestionnaires de régime à présenter leur demande, la Financière Sun Life a mis au point un nouveau processus «libre-service», qui tient compte de tous les documents qui sont nécessaires pour faire la demande de renonciation à l’obligation de transmettre des déclarations bisannuelles aux anciens participants et aux participants retraités disparus. Les gestionnaires de régime recevront la documentation dans le prochain rapport trimestriel de 2019. Nous avons mis le rapport à jour pour qu’il indique clairement les participants visés.

Si vous, le gestionnaire de régime, préférez demander à la Financière Sun Life, en tant que responsable de la tenue du régime, de préparer la demande de renonciation, nous pouvons nous en charger. Nous ferons appel à notre processus standard de préparation et de production de la demande de renonciation moyennant des frais ponctuels de 250 $. REMARQUE : La CSFO n’exige pas de frais pour la présentation de la demande et les frais dont il est question ci-dessus sont des frais que demande la Financière Sun Life.

Des questions?

Si vous avez des questions sur ce message, veuillez communiquer avec votre représentant aux Régimes collectifs de retraite de la Financière Sun Life.