En mai 2017, le gouvernement de l'Ontario a modifié la Loi sur les régimes de retraite par l'ajout d'un paragraphe à l'Annexe 27 du projet de loi 127 stipulant que le surintendant peut renoncer à l'exigence concernant l'envoi de déclarations bisannuelles aux anciens participants et aux participants retraités qui sont disparus. Les paragraphes visés par la modification sont les suivants :

Autres déclarations : anciens participants et participants retraités 

27 (2) L'administrateur d'un régime de retraite donne à chaque ancien participant et participant retraité, dans le délai prescrit, une déclaration écrite contenant les renseignements prescrits sur le régime de retraite ou sur les prestations de retraite du participant et les prestations accessoires éventuelles

Renonciation à l'exigence [NOUVEAU]

(3) Le surintendant peut renoncer à l'exigence visée au paragraphe (2) à l'égard d'un ancien participant ou d'un participant retraité s'il est convaincu qu'il existe des motifs raisonnables et probables de croire que celui-ci est disparu.

À la suite de la publication par la Commission des services financiers de l'Ontario (CSFO) de la politique de régime de retraite no A300-901, Renonciation aux déclarations bisannuelles pour les anciens participants et les participants retraités disparus («politique de renonciation»), la Financière Sun Life a révisé son processus interne portant sur l'envoi de relevés bisannuels destinés aux anciens participants ou aux participants retraités disparus, que nous appelons les titulaires de contrat manquants. 

La Financière Sun Life qualifie de titulaire de contrant manquant une personne pour laquelle l'adresse postale figurant au dossier est considérée inexacte (un envoi postal ayant été retourné à l'expéditeur ou un chèque étant devenu périmé). Pour un titulaire de contrat manquant, la Financière Sun Life annule l'envoi postal des relevés pour éviter tout manquement à la protection des renseignements personnels de l'ancien participant ou du participant retraité. Une version électronique du relevé demeure accessible sur le site sécurisé des participants de la Financière Sun Life et le titulaire de contrat manquant en est informé par courriel. Conformément à son processus, la Financière Sun Life tente à plusieurs reprises et par divers moyens de retrouver chaque titulaire de contrat manquant. 

La politique de renonciation de la CSFO stipule que la demande de renonciation à l'exigence concernant l'envoi de déclarations bisannuelles doit être présentée individuellement par l'administrateur de chaque régime. Toutefois, en sa qualité de responsable de la tenue des registres des régimes de retraite, la Financière Sun Life se considère mieux placée pour présenter une demande de renonciation auprès du surintendant. De plus, la Financière Sun Life estime que son processus à l'égard des titulaires de contrant manquants répond aux critères du surintendant relativement à la renonciation et elle tentera d'obtenir une renonciation globale pour tous les régimes comptant un ancien participant ou un participant retraité considéré comme disparu pour lesquels elle est responsable de la tenue des registres. 

Que fait la Financière Sun Life pour se conformer à cette exigence?

Notre prochaine démarche consistera à nous adresser à la CSFO pour déterminer la possibilité que le surintendant accorde à la Financière Sun Life une renonciation globale s'appliquant à tous les régimes comptant un ancien participant ou un participant retraité considéré comme disparu pour lesquels elle est responsable de la tenue des registres. Pour l'instant, nous ne demandons pas aux promoteurs de régime, aux consultants ou aux conseillers de remplir les demandes de renonciation. Nous fournirons plus de précisions lorsque nous aurons obtenu une réponse de la CSFO.

Notez que, pour la plupart des régimes, un relevé bisannuel a été envoyé par la poste et un avis été transmis par courriel aux anciens participants et aux participants retraités pour leur signaler que leur relevé était accessible et publié sur le site sécurisé des participants de la Financière Sun Life à l'intention des titulaires de contrat manquants en décembre 2017. Pour ces mêmes régimes, le prochain envoi de relevé bisannuel est prévu en décembre 2019. C'est cet envoi qui est visé par la demande de renonciation que présentera la Financière Sun Life. D'autres régimes peuvent être soumis à un calendrier différent pour l'envoi des relevés bisannuels, selon les exigences de la Loi sur les régimes de retraite. 

Des questions?

Si vous avez des questions sur ce qui précède ou si vous souhaitez prendre connaissance du notre processus eu égard aux titulaires de contrat manquants, veuillez communiquer avec votre représentant aux Régimes collectifs de retraite de la Financière Sun Life.